A A A

PRAWO LOKALNE > Regulamin organizacyjny

Załącznik do Zarządzenia Nr 31/2018
Burmistrza  Barlinka
z dnia 20 lutego 2018 r.

 

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Urzędu Miejskiego w Barlinku

 

 

Rozdział 1.

POSTANOWIENIA  OGÓLNE

 

          § 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Barlinku zwany dalej Regulaminem określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu;
2) organizację wewnętrzną Urzędu;
3) zasady funkcjonowania Urzędu;
4) zakres działania kierownictwa Urzędu, samodzielnych stanowisk pracy oraz poszczególnych referatów w Urzędzie.

          § 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Barlinku;
2) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć Burmistrza Barlinka, Zastępcę Burmistrza Barlinka, Sekretarza Barlinka, Skarbnika Barlinka;
3) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć referaty i samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Miejskim w Barlinku;
4) Urzędzie- należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Barlinku.

          § 3. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

          § 4. Regulamin Organizacyjny Urzędu zwany dalej regulaminem zawiera:
1) zadania i kompetencje poszczególnych referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy;
2) zasady udzielania upoważnień i pełnomocnictw;
3) schemat organizacyjny Urzędu oraz wykaz komórek organizacyjnych i etatów – zał. nr 1;
4) podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu - zał. nr 2;
5) regulamin obsługi prawnej Urzędu  – zał. nr 3;
6) zasady podpisywania pism – zał. nr 4.

 

Rozdział 2. 

STRUKTURA  ORGANIZACYJNA URZĘDU

 

          § 5. 1. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty:
1) Referat Ogólnoorganizacyjny (RO);
2) Referat Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji (RGPI);
3) Referat Gospodarowania Nieruchomościami  (RGN);
4) Referat Finansowo-Budżetowy (RF);
5) Referat Oświaty, Sportu, Kultury i Spraw Społecznych (ROSK);
6) Urząd Stanu Cywilnego (USC); oraz samodzielne stanowiska pracy:
7) Radca Prawny (RP);
8) Inspektor ds. obronnych i zarządzania kryzysowego (OC);
9) Inspektor ds. kontroli wewnętrznej (KW);
10) Audytor wewnętrzny (AW).
          2. Strukturę organizacyjną określa schemat organizacyjny Urzędu oraz wykaz komórek organizacyjnych i etatów stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

          § 6. Podziału zadań pomiędzy samodzielne stanowiska pracy i referaty dokonuje Burmistrz.

          § 7. 1. Pracą referatów kierują kierownicy referatów.
          2. Kierownik referatu organizuje pracę referatu, określa zakres czynności dla podległych pracowników oraz kontroluje wykonanie zadań.

 

Rozdział 3.

ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

 

          § 8. Urząd działa według następujących zasad:
1) praworządności;
2) służebności wobec społeczności lokalnej;
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;
4) jednoosobowego kierownictwa;
5) planowania pracy;
6) kontroli wewnętrznej;
7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne referaty oraz wzajemnego  współdziałania.

          § 9. 1. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
          2. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie Barlinek i Państwu Polskiemu.

          § 10. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
          2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

 

Rozdział 4.

ZASADY PODZIAŁU ZADAŃ I KOMPETENCJI POMIĘDZY KIEROWNICTWEM URZĘDU

 

          § 11.  Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu.

          § 12. 1. Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika.
          2. W razie niemożności pełnienia obowiązków służbowych przez Burmistrza - zastępstwo obejmuje Zastępca Burmistrza, a w dalszej kolejności Sekretarz i Skarbnik.

          § 13.  Zastępca Burmistrza wykonuje zadania powierzone mu przez Burmistrza. W zakresie powierzonych obowiązków zapewnia kompleksowe rozwiązania problemów oraz nadzoruje w tym zakresie działalność referatów realizujących powierzone mu zadania.

          § 14. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje pracę Urzędu.  

          § 15. Burmistrz powierza Skarbnikowi  obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi i kontroli dotyczącej operacji finansowych i gospodarczych.

          § 16. Szczegółowy podział zadań pomiędzy Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika określa załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

 

Rozdział 5.

ZADANIA WSPÓLNE REFERATÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY

 

          § 17. Do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy:
1) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy i sprawozdań z jego wykonania;
2) realizowanie planu finansowego w zakresie działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy oraz dokonywanie bieżącej i okresowej analizy wykonania planu;
3) przestrzeganie przepisów dotyczących dyscypliny finansów publicznych;
4) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie zapewnienia właściwego funkcjonowania Urzędu oraz obsługi interesantów;
5) współdziałanie z pełnomocnikiem informacji niejawnych w zakresie realizacji przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;
6) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych zapewniających właściwą i terminową realizację zadań;
7) stosowanie obowiązujących przepisów prawa;
8) opracowywanie projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza i ich realizacja;
9) wykonywanie na polecenie Burmistrza  innych zadań w sprawach nieobjętych zakresem działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy;
10) przygotowywanie materiałów niezbędnych do udzielenia odpowiedzi na interpelacje, zapytania i postulaty radnych, wystąpienia komisji Rady oraz wnioski i postulaty zgłaszane na zebraniach sołeckich;
11) przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi, wnioski i petycje, badanie ich zasadności, analiza źródeł i przyczyn ich powstawania, podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe ich załatwianie;
12) nadzorowanie działalności jednostek organizacyjnych w ramach merytorycznego przyporządkowania;
13) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz, bieżących informacji o realizacji powierzonych zadań;
14) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy;
15) współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu w celu prawidłowej realizacji procesów zachodzących w jednostce;
16) organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie tajemnicy ustawowo chronionej oraz w zakresie zapewnienia realizacji przepisów ustawy o ochronie danych osobowych;
17) podejmowanie wspólnych działań związanych z likwidacją klęski żywiołowej;
18) wykonywanie zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;
19) aktualizowanie informacji umieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronach internetowych;
20) wykonywanie zadań z zakresu statystyki;
21) przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych;
22) właściwe użytkowanie składników majątkowych Urzędu;
23) dbałość o rzetelną, kompetentną i kulturalną obsługę interesantów;
24) należyte i terminowe załatwianie spraw wnoszonych przez interesantów.

 

Rozdział 6.

ZADANIA   I KOMPETENCJE  POSZCZEGÓLNYCH  REFERATÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY

 

          § 18.  Do zadań i kompetencji Referatu Ogólnoorganizacyjnego (RO) należy:
1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania i organizacji pracy Urzędu;
2) udzielanie informacji interesantom o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie;
3) prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu;
4) prowadzenie spraw z zakresu czasu pracy pracowników Urzędu;
5) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Urzędu;
6) wystawianie i rejestracja poleceń wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych;
7) sporządzanie umów na wykorzystanie pojazdów prywatnych do celów służbowych;
8) prowadzenie dokumentacji związanej z oświadczeniami majątkowymi;
9) organizacja służby przygotowawczej i egzaminów dla nowozatrudnionych pracowników,
10) prowadzenie całości spraw związanych ze stażami, praktykami szkolnymi i studenckimi w Urzędzie oraz zatrudnianiem pracowników robót publicznych i interwencyjnych;
11) kompleksowa obsługa kancelaryjno-techniczna Rady, komisji, klubów radnych oraz Przewodniczącego Rady i jego zastępców;
12) prowadzenie zbioru i rejestru uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza;
13) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem medalu „Za zasługi dla Barlinka”;
14) przyjmowanie, rejestracja i wysyłanie korespondencji Urzędu;
15) obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza;
16) wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów do Sejmu i Senatu RP, prezydenckich, do organów samorządowych i europejskich, referendów oraz wyborów ławników;
17) zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjno-biurowe, zakup sprzętu i wyposażenia;
18) gospodarka lokalami biurowymi, dbanie o właściwą ich konserwację i zabezpieczenie, prowadzenie bieżących remontów;
19) wykonywanie prezentacji multimedialnych zleconych przez burmistrza oraz wszelkich innych opracowań graficznych;
20) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem i redagowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz serwisu multimedialnego miasta i gminy Barlinek;
21) prowadzenie rejestrów: skarg i wniosków, petycji, wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Burmistrza;
22) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu;
23) testowanie i wdrażanie systemów informatycznych, w tym:  planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb;
24) administrowanie siecią informatyczną Urzędu i istniejącymi zasobami programowymi, w tym prowadzenie właściwej archiwizacji zasobów informatycznych;
25) nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz dokonywanie niezbędnych napraw;
26) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania;
27) szkolenie pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego;
28) zapewnienie łączności telefonicznej Urzędu;
29) zapewnienie właściwej eksploatacji, utrzymania i rozwoju infrastruktury informatycznej oraz dokonywanie niezbędnych napraw;
30) zapewnienie właściwego funkcjonowania dostępu do Internetu i konfiguracji poczty elektronicznej oraz elektronicznego obiegu dokumentów;
31) zapewnienie właściwego funkcjonowania infrastruktury sprzętowej w serwerowni Urzędu.

          § 19. Do zadań i kompetencji Referatu Gospodarowania Nieruchomościami (RGN) należy:
1) prowadzenie spraw wynikających z przepisów o gospodarce nieruchomościami (sprzedaż, dosprzedaż, zamiany, dzierżawy, użyczenia, służebności, trwały zarząd, podziały i scalenia, podziały nieruchomości);
2) opłaty adiacenckie;
3) opłaty planistyczne;
4) inwentaryzacja i gospodarowanie mieniem komunalnym, w tym sprawy ubezpieczenia i ochrony mienia;
5) przekształcanie prawa użytkownika wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności i zwrot udzielonych bonifikat;
6) bonifikaty od opłat rocznych za wieczyste użytkowanie;
7) aktualizacja opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego;
8) prowadzenie spraw związanych z ochroną dóbr kultury, w tym dotacje;
9) prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą mieszkań komunalnych na rzecz głównego najemcy i zwrotem udzielonych bonifikat;
10) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem nazw ulic, placów oraz numeracji nieruchomości;
11) prowadzenie spraw związanych z działalnością sołectw;
12) najem lokali mieszkalnych komunalnych, zamiany lokali oraz najem lokali socjalnych;
13) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o własności lokali – wspólnoty mieszkaniowe;
14) prowadzenie rejestru użytkowników wieczystych i zmian w rejestrze;
15) opiniowanie projektów podziałów nieruchomości;
16) nadzór właścicielski nad spółkami z udziałem gminy;
17) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy wynikających z przepisów ustaw:
          a) prawo wodne,
          b) o utrzymaniu czystości i porządku w gminach,
          c) o odpadach,
          d) kodeksu spółek handlowych,
          e) o gospodarce komunalnej,
           f) o ochronie gruntów rolnych i leśnych,
          g) o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków,
          h) o cmentarzach i chowaniu zmarłych,
          i) o ochronie zwierząt,
          j) o lasach,
          k) prawo łowieckie,
          l) prawo ochrony środowiska,                
          ł) o ochronie przyrody.

          § 20.  Do zadań i kompetencji Referatu Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji (RGPI) należy:
1) planowanie, przygotowanie, finansowanie oraz realizacja inwestycji gminnych w tym przygotowywanie odpowiedniej infrastruktury pod nowe budownictwo, z zastosowaniem przepisów ustawy prawo zamówień publicznych;
2) analiza możliwości oraz przygotowywanie wniosków dotyczących pozyskiwania funduszy krajowych i środków Unii Europejskiej na finansowanie inwestycji i innych działań związanych z rozwojem gminy;
3) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy wynikających z przepisów ustawy o drogach publicznych, w tym między innymi: zarządzanie drogami gminnymi oraz innymi stanowiącymi własność gminy;
4) oświetlenie dróg i placów publicznych, w tym planowanie rozbudowy i eksploatacja linii oświetleniowych;
5) współpraca z Zarządcami dróg wojewódzkich i powiatowych na terenie gminy Barlinek w zakresie ich odpowiedniej rozbudowy, eksploatacji i utrzymania;
6) przekazywanie informacji oraz doradztwo w kreowaniu projektów i przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie projektów z funduszy i środków Unii Europejskiej realizowanych przez jednostki gminy oraz organizacje pozarządowe wykonujące zadania gminy;
7) prowadzenie spraw wynikających z przepisów ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym (decyzje o warunkach zabudowy, opracowywanie planów zagospodarowania przestrzennego);
8) opracowywanie koncepcji zagospodarowania terenów gminnych;
9) opracowanie i monitorowanie strategii rozwoju Gminy.

          § 21.  Do zadań i kompetencji Referatu Finansowo – Budżetowego (RF) należy:
1) opracowywanie projektu budżetu oraz nadzór nad jego wykonaniem;
2) opracowywanie projektu Wieloletniej Prognozy Finansowej;
3) prowadzenie rachunkowości wpływów i wydatków budżetowych;
4) prowadzenie ewidencji kosztów w układzie przyjętym w polityce rachunkowości;
5) bieżąca obsługa rachunków bankowych;
6) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia;
7) prowadzenie ewidencji długoterminowych aktywów finansowych;
8) uzgadnianie spisów inwentaryzacyjnych;
9) prowadzenie rozliczeń finansowych Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
10) planowanie i realizacja wydatków osobowych (wynagrodzeń);
11) sporządzanie sprawozdań finansowych;
12) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Izbami i Urzędami Skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, bankiem wykonującym obsługę kasową oraz bankiem finansującym;
13) prowadzenie kasy Urzędu;
14) przygotowywanie projektów uchwał w sprawie określenia stawek podatkowych i opłat;
15) opracowywanie projektów uchwał w sprawie sposobu poboru podatków i opłat oraz określenia inkasentów i ich wynagrodzenia;
16) opracowywanie ewidencji podatkowej nieruchomości w systemie informatycznym;
17) wymiar podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego;
18) ewidencja elektroniczna podatków i opłat powstających z mocy prawa;
19) prowadzenie księgowości analitycznej należności podatkowych i opłat;
20) windykacja należności podatkowych i opłat;
21) zwrot producentom rolnym podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystanego do produkcji rolnej;
22) rozpatrywanie indywidualnych podań i wniosków oraz przygotowywanie decyzji  w sprawach:
          a) odraczanie i rozkładanie na raty należności podatkowych,
          b) umarzanie zaległości podatkowych,
          c) ulg i zwolnień ustawowych w podatkach,
          d) ulgi inwestycyjnej w podatku od nieruchomości zgodnie z podjętą uchwałą;
23) sporządzanie sprawozdań podatkowych;
24) rozliczanie inkasentów z pobranych należności;
25) prowadzenie księgowości analitycznej należności publicznoprawnych i cywilnoprawnych;
26) windykacja należności publicznoprawnych w postępowaniu administracyjnym;
27) windykacja należności  cywilnoprawnych w postępowaniu sądowym;
28) sprawozdawczość pomocy publicznej.

          § 22.  Do zadań i kompetencji Referatu Oświaty, Sportu, Kultury i Spraw Społecznych (ROSK) należy:

1) przygotowywanie propozycji dotyczących sieci szkół podstawowych i przedszkoli;
2) opiniowanie projektów arkuszy organizacyjnych przedszkoli i szkół podstawowych;
3) organizowanie konkursów na stanowiska dyrektorów żłobka, przedszkoli i szkół podstawowych oraz przygotowywanie materiałów niezbędnych do podjęcia zarządzenia Burmistrza o powierzeniu funkcji bez konkursu;
4) przygotowywanie propozycji oceny dyrektorów szkół podstawowych i przedszkoli w części dotyczącej organu prowadzącego;
5) sprawy związane z rozliczaniem dojazdu, nauki i wychowania dzieci z terenu Gminy w placówkach znajdujących się poza terenem Gminy;
6) organizacja bezpłatnego transportu i opieki dzieci do i ze szkoły, jeżeli droga dziecka z domu do szkoły przekracza 3 km w przypadku uczniów klas I – IV szkół podstawowych lub 4 km w przypadku uczniów klas V-VIII szkół podstawowych;
7) prowadzenie postępowania egzekucyjnego w przypadku niespełnienia obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki;
8) powoływanie komisji i prowadzenie spraw związanych z uzyskaniem aktu nadania stopnia nauczyciela mianowanego;
9) przedkładanie wniosków o przyznanie odznaczeń dla dyrektorów szkół i placówek oświatowo-wychowawczych;
10) planowanie remontów w infrastrukturze edukacyjnej;
11) dokonywanie wpisu oraz prowadzenie ewidencji żłobków i oświatowych placówek niepublicznych funkcjonujących w Gminie;
12) prowadzenie spraw z zakresu udzielania uczniom z Gminy Barlinek pomocy materialnej o charakterze  motywacyjnym;
13) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem dofinansowania kosztów kształcenia pracowników młodocianych;
14) prowadzenie działań w zakresie propagowania kultury fizycznej w Gminie;
15) pomoc programowa, organizacyjna dla całości imprez sportowo – rekreacyjnych organizowanych w Gminie przez jednostki gminne, stowarzyszenia, kluby, związki zawodowe, itp.;
16) ścisła współpraca z placówkami szkolnymi, organizacjami zawodowymi, klubami, stowarzyszeniami,  podmiotami gospodarczymi Gminy wobec ich poczynań sportowych, kulturalnych,  rekreacyjnych, turystycznych,  wypoczynkowych i w zakresie spraw społecznych;
17) opracowywanie planów, koordynacja współpracy z jednostkami gminy oraz wykonywanie innych zadań dotyczących strategii promocji, polityki informacyjnej i tworzenia wizerunku Gminy Barlinek;
18) opracowywanie odpowiednich materiałów reklamowych i informacyjnych o Gminie, organizacja udziału Gminy w imprezach wystawienniczych oraz innych przedsięwzięciach promujących Gminę Barlinek;
19) współpraca oraz koordynacja działalności Barlineckiego Ośrodka Kultury w zakresie strategii turystyki Gminy;
20) realizacja zadań związanych z kontaktami i współpracą zagraniczną Gminy, w tym organizacja współpracy Gminy z miastami partnerskimi oraz przygotowywanie wniosków o pozyskanie dofinansowania na zadania realizowane w ramach współpracy zagranicznej;
21) prowadzenie spraw związanych z promocją zdrowia i zdrowiem publicznym;
22) prowadzenie spraw związanych z ewidencją gospodarczą;
23) załatwianie spraw związanych z przepisami o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi;
24) prowadzenie spraw dotyczących licencji na transport ciężarowy i przewóz osób.

          § 23.  Do zadań i kompetencji Urzędu Stanu Cywilnego (USC) należy:
1) sporządzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów;
2) wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego;
3) przyjmowanie oświadczeń o uznaniu dziecka;
4) przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki;
5) przyjmowanie zgłoszeń urodzeń noworodków;
6) wydawanie zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa do ślubu   konkordatowego;
7) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą;
8) transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich Ksiąg;
9) odtwarzanie aktów stanu cywilnego;
10) zmiany w aktach stanu cywilnego dokonywane na podstawie decyzji administracyjnych i postanowień sądu;
11) wydawanie decyzji dotyczących sprostowania błędu, uzupełnienia treści, zezwolenia na ślub przed upływem terminu oczekiwania;
12) załatwianie korespondencji konsularnej;
13) organizacja jubileuszy 25 i 50-lecia pożycia małżeńskiego;
14) prowadzenie ewidencji ludności;
15) wydawanie decyzji dotyczących zameldowania i wymeldowania;
16) kompletowanie dokumentów do wydania nowych dowodów osobistych;
17) wydawanie dowodów osobistych;
18) udzielanie informacji adresowych oraz dotyczących nr PESEL.

          § 24.  Radca Prawny (RP) prowadzi obsługę prawną Urzędu w oparciu o Regulamin obsługi prawnej, który stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

          § 25.  Do zadań i kompetencji pracownika na samodzielnym stanowisku ds. obronnych i zarządzania kryzysowego (OC) należą zadania Gminy w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego określone w odrębnych przepisach.                                          

          § 26.  Do zadań inspektora ds. kontroli wewnętrznej (KW) należy:
1) opracowywanie planów kontroli poprzez:
          a) wnikliwą analizę zamierzeń kontrolnych co do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, jednostek organizacyjnych gminy, spółek prawa handlowego, w których gmina ma więcej niż 50% udziałów oraz innych podmiotów otrzymujących dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań gminy na etapie planowania kontroli,
          b) koordynowanie podmiotowego i przedmiotowego zakresu planowanych kontroli oraz terminów ich przeprowadzania;
2) przeprowadzanie kontroli:
          a) wewnętrznych w Urzędzie,
          b) jednostek organizacyjnych gminy, spółek prawa handlowego, w których gmina ma więcej niż 50%udziałów,
          c) innych podmiotów otrzymujących dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań gminy;
3) sporządzanie okresowej analizy z przeprowadzanych kontroli zawierającej m.in.:
          a) ocenę merytoryczną ustaleń zawartych w protokołach i sprawozdaniach z kontroli,
          b) ocenę dokumentacji pokontrolnej w zakresie przestrzegania trybu i zasad przeprowadzania kontroli,
          c) ocenę realizacji wyników kontroli, a zwłaszcza stawianych wniosków pokontrolnych;
4) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznych, wewnętrznych i audytorem wewnętrznym.

          § 27. 1. Audytor wewnętrzny (AW) wykonuje swoje zadania w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych gminy, które nie są zobowiązane do samodzielnego prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie obowiązujących, w tym zakresie przepisów prawa oraz procedur wewnętrznych.
          2. Do zadań audytora wewnętrznego należy w szczególności:
1) opracowanie rocznego planu audytu wewnętrznego oraz rocznego sprawozdania z jego realizacji;
2) realizacja zadań audytowych, zapewniających, doradczych oraz sprawdzających w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych, na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;
3) przeprowadzanie w szczególnie uzasadnionych przypadkach zadań audytowych poza rocznym planem audytu wewnętrznego, na podstawie pisemnej decyzji Burmistrza;
4) przeprowadzanie czynności audytowych zgodnie z zasadami i trybem określonym w przepisach prawa oraz przyjętą metodyką;
5) wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę funkcjonującego systemu kontroli zarządczej;
6) ocena adekwatności, efektywności i skuteczności kontroli zarządczej w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych;
7) prowadzenie akt stałych i akt bieżących (roboczych) audytu zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.

          § 28.  Zadania związane z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych realizowane są przez inspektora ochrony danych oraz inspektora ds. informatyki i bezpieczeństwa informatycznego.

 

Rozdział 7.

ZASADY  I TRYB  FUNKCJONOWANIA  URZĘDU

 

          § 29. 1. Kierownicy referatów odpowiedzialni są przed Burmistrzem za sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie referatów.
          2. Kierownicy referatów pełnią nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników.
          3. W przypadku, gdy kierownik referatu, nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, za akceptacją Burmistrza zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik.

          § 30. Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu regulują kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące prowadzenia określonych spraw.
          § 31. Zasady i tryb funkcjonowania Urzędu zostały szczegółowo określone w Regulaminie Pracy Urzędu.

 

Rozdział 8.

ZASADY  UDZIELANIA  UPOWAŻNIEŃ I PEŁNOMOCNICTW

 

          § 32. 1. Burmistrz może upoważnić Zastępcę Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, kierowników i innych pracowników do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, wydawania zaświadczeń, podpisywania pism i innych dokumentów wychodzących z Urzędu oraz do jednorazowych czynności w swoim imieniu.
          2. Z wnioskami o udzielenie upoważnień lub pełnomocnictw do załatwiania  w imieniu Burmistrza spraw z zakresu administracji publicznej,  w tym do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń oraz innych czynności, a także pełnomocnictw do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Barlinek mogą występować:
1) Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik;
2) kierownicy referatów;
3) samodzielne stanowiska pracy;
4) kierownicy jednostek organizacyjnych gminy.
          3. Wnioski, o których mowa w ust. 2 składane są w formie pisemnej do Burmistrza.

          § 33. Pełnomocnictwo winno być udzielone na piśmie.

          § 34. Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw prowadzi Referat Ogólnoorganizacyjny.

          § 35. Upoważnienia i obowiązki radcy prawnego w zakresie obsługi prawnej określają aktualnie obowiązujące przepisy prawne.

 

Rozdział 9.

ZASADY I TRYB POSTĘPOWANIA PRZY OPRACOWYWANIU I WYDAWANIU AKTÓW PRAWNYCH

 

          § 36. Akty prawne powszechnie obowiązujące na obszarze gminy wydają:
1) Rada - w formie uchwał, w sprawach określonych przepisami prawa;
2) Burmistrz - w formie zarządzeń porządkowych w przypadkach niecierpiących zwłoki, które podlegają zatwierdzeniu na najbliższej sesji Rady.

          § 37. Burmistrz wydaje akty prawne w formie zarządzeń. Zarządzenia te nie posiadają mocy aktów prawa miejscowego.

          § 38. 1. Projekty aktów prawnych opracowuje merytoryczny pracownik  zgodnie ze swoim zakresem działania i przedkłada do akceptacji bezpośredniemu przełożonemu.
          2. Przed przedłożeniem projektu aktu prawnego organom Gminy pracownicy, o których mowa w ust.1 uzgadniają go:
          a) z Sekretarzem, jeżeli treść aktu prawnego ma wpływ na funkcjonowanie Urzędu;
          b) ze Skarbnikiem, jeżeli projekt aktu prawnego dotyczy zagadnień finansowych bądź wywołuje skutki finansowe;
          c) z kierownikami komórek organizacyjnych, których zadań dotyczy treść danego aktu prawnego;
          d) z samodzielnymi stanowiskami pracy, których zadań dotyczy treść danego aktu prawnego.
          3. Projekt aktu prawnego konsultowany jest z innymi podmiotami, jeżeli zasady współdziałania tego wymagają lub obowiązek ten wynika z przepisu szczególnego.
          4. Po dokonaniu uzgodnień, projekt aktu prawnego przedkładany jest radcy prawnemu celem zaopiniowania pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami techniki legislacyjnej.
          5. Uzgodnione projekty aktów prawnych przedkładane są właściwemu organowi Gminy celem ich podjęcia.
          6. Podpisane zarządzenia ewidencjonuje się w rejestrze, nadając im numer i opatrując datą. Jeden egzemplarz zarządzenia przechowywany jest w Referacie Ogólnoorganizacyjnym, a pozostałe egzemplarze przekazuje się właściwym komórkom organizacyjnym oraz gminnym jednostkom organizacyjnym do realizacji.
          7. Podpisane uchwały ewidencjonuje się w rejestrze i przechowuje w Referacie Ogólnoorganizacyjnym oraz przekazuje się je właściwym komórkom organizacyjnym oraz gminnym jednostkom organizacyjnym do realizacji.

          § 39. Zasady i tryb ogłaszania aktów prawnych określają aktualnie obowiązujące przepisy prawne.

          § 40. Urząd prowadzi zbiór przepisów gminnych, dostępnych do powszechnego wglądu w Referacie Ogólnoorganizacyjnym.

          § 41. Opracowując projekty aktów normatywnych należy stosować zasady techniki prawodawczej, a mianowicie:
1) projekty aktów nie mogą być sprzeczne z prawem,
2) projekty nie mogą zawierać postanowień wykraczających poza granice, upoważnienia ustawowego (delegacji prawnej), a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,
3) należy unikać zamieszczenia w projekcie postanowień stanowiących powtórzenie przepisów zawartych w innych aktach prawnych wydawanych przez uprawnione organy,
4) układ projektów powinien być przejrzysty, a redakcja jasna, ścisła i zwięzła bez zbytecznych zdań pobocznych oraz zgodna z zasadami pisowni polskiej,
5) w projektach należy unikać używania obcych wyrazów oraz określeń językowych i zwrotów technicznych niebędących w powszechnym użyciu, jeżeli można posłużyć się określeniem  i zwrotem powszechnie  stosowanym,
6) zawarte w projektach określenia powinny być redagowane w formie bezosobowej (np. zarządza się, ustala się, zatwierdza się, orzeka się itp.),
7) dla oznaczenia jednakowych pojęć należy w projektach używać takich samych wyrazów i określeń prawnych,  jakie są przyjęte w ustawodawstwie.

          § 42. Akty własne wydawane przez Burmistrza powinny zawierać:
1) oznaczenie (np. zarządzenie - numer kolejny w danym roku kalendarzowym łamane na rok);
2) datę podjęcia: dzień, miesiąc (słownie), rok;
3) określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji;
4) wskazanie podstawy prawnej;
5) treść regulowanych zagadnień;
6) ewentualne wskazanie podmiotów odpowiedzialnych za wykonanie;
7) wskazanie aktów ulegających uchyleniu;
8) datę wejścia w życie.

 

Rozdział 10.

OBIEG DOKUMENTÓW W URZĘDZIE

 

            § 43. Ustala się poniższy tryb obiegu dokumentów w Urzędzie:
1) przesyłki wpływające przyjmowane są i rejestrowane w Biurze Obsługi Interesantów, które przekazuje całość korespondencji do dekretacji Burmistrzowi;
2) po zadekretowaniu pism Biuro Obsługi Interesantów przekazuje je zgodnie z dekretacją do referatów i samodzielnych stanowisk pracy;
3) w przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje wyłącznie dekretujący;
4) zabrania się przyjmowania korespondencji z pominięciem Biura Obsługi Interesantów;
5) na każdym wpływającym piśmie zamieszcza się w górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczęć wpływu;
6) kierownicy zgłaszają do Biura Obsługi Interesantów osoby upoważnione do odbierania korespondencji podczas ich nieobecności;
7) osoba odbierająca korespondencję potwierdza jej odbiór w dzienniku korespondencji przychodzącej swoim podpisem;
8) pracownik Biura Obsługi Interesantów na żądanie interesanta składającego pismo potwierdza jego odbiór na kopii dokumentu.

 

Rozdział 11.

ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW

 

          § 44. Przyjmowanie oraz rozpatrywanie skarg i wniosków w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami kodeksu postepowania administracyjnego oraz przepisami szczególnymi.

          § 45. 1. Burmistrz i jego Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek:
1) Burmistrz w godzinach 8:00 – 10:00 i 15:00 – 16:30;
2) Zastępca Burmistrza w godzinach 10:00 - 15:00.
          2. Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy referatów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu.
          3. Czas pracy w Urzędzie określa Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Barlinku.
          4. Skargi i wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.  O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie należy zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia.
          5. Posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę lub wniosek innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi lub wniosku, a gdy jej załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień - także o stanie ich rozpatrzenia, najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia ich wniesienia albo przekazania.
          6. O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego lub wnoszącego wniosek.
          7. W razie niezałatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w ust.4 stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.
          8. Zgłoszone skargi i wnioski należy załatwiać z należytą starannością, wnikliwie, rzetelnie i terminowo, zgodnie z zasadami określonymi w KPA oraz przepisami szczególnymi.
          9. Rejestr skarg i wniosków prowadzi pracownik ds. obsługi interesantów.
          10. Obowiązek zgłoszenia skargi lub wniosku celem jej zarejestrowania spoczywa na pracownikach, do których skarga lub wniosek wpłynęły.
          11. Rozpatrywanie skarg i wniosków koordynuje i nadzoruje Sekretarz.

 

Rozdział 12.

ZASADY ROZPATRYWANIA  PETYCJI

 

          § 46. 1. Zasady rozpatrywania oraz sposób postępowania z petycjami w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami ustawy o petycjach, a w zakresie nieuregulowanym, zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego.
          2. Petycje powinny być rozpatrzone bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie trzech miesięcy od dnia ich złożenia.
          3. W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od podmiotu rozpatrującego petycję uniemożliwiających rozpatrzenie petycji w terminie, o którym mowa w ust. 2, termin ten ulega przedłużeniu, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy, licząc od upływu terminu, o którym mowa w ust. 2.
          4. Rozpatrujący petycję zawiadamia podmiot wnoszący petycję o sposobie jej załatwienia wraz z uzasadnieniem w formie pisemnej albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
          5. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do rzetelnego i terminowego rozpatrywania zgłoszonych petycji, zgodnie z obowiązującymi przepisach prawa.
          6. Rejestr petycji prowadzi pracownik ds. obsługi interesantów.
          7. Obowiązek zgłoszenia petycji celem jej zarejestrowania spoczywa na pracownikach, do których petycja wpłynęła.
          8. Rozpatrywanie petycji koordynuje i nadzoruje Sekretarz.

 

Rozdział 13.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

          § 47. 1. Burmistrz może wydać szczegółowe zalecenia wewnętrzne dotyczące sposobu realizowania postanowień niniejszego regulaminu.
          2. Zmiany w regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego nadania.